- Giảm chi phí in ấn và chuyển phát (Chi phí kiểm soát được):
1. In Hóa đơn: Dao động từ 500 đồng/Hóa đơn (với các tập đoàn lớn như Petrolimex, VNPT… đặt phôi) đến 7.000 đồng/Hóa đơn (với các doanh nghiệp SMB đặt in hóa đơn)
2. Chuyển phát Hóa đơn: trung bình khoảng 15.000 đồng/hóa đơn trên toàn quốc
Giá hóa đơn điện tử dao động từ 400 đồng - 2.000 đồng/hóa đơn
- Giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn và các chi phí khác Doanh nghiệp không kiểm soát được:
1. Chi phí lưu trữ hóa đơn giấy theo quy đinh là 10 năm:
+ Đầu tư nhân sự cho đối soát hóa đơn, thanh lọc/xử lý hóa đơn hết niên hạn lưu trữ.
+ Đầu tư kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy theo tiêu chuẩn (thiết bị lưu trữ, thiết bị PCCC, …)
2. Rủi ro mất hóa đơn:
+ Phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng/hóa đơn
(Theo điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC)
+ Các chi phí lobby cơ quan thuế
+ Đầu tư nhân sự và thời gian để làm hồ sơ trình báo về việc mất hóa đơn
- Giải quyết các bất cập về nghiệp vụ của Doanh nghiệp:
1. Không đối soát được lượng hàng bán ra hoặc thu nợ với hóa đơn thực xuất
2. Khó kiểm tra với Hóa đơn nghi ngờ là xuất khống
3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế thủ công (trong khi khai thuế là điện tử)
4. Các nghiệp vụ xử lý Hóa đơn: Điều chỉnh, Thay thế, Hủy rất phức tạp. Đòi hỏi bên mua và bên bán phải gặp nhau để xử lý Hóa đơn
5. Khi hết hóa đơn, làm thủ tục đặt in hóa đơn và xin số của Cơ quan Thuế rất mất thời gian
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
- Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
- Quá trình thanh toán nhanh hơn
- Góp phần bảo vệ môi trường.

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Không

- Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
- Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang. Văn bản tham khaỏ: Hồ sơ xin sử dụng Hóa đơn nhiều trang của Panasonic Việt Nam và Bệnh viện Mắt TW, BV 108

Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...;

- Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dướidòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt

1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2. Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
+ Hóa đơn điện tử: E
+ Hóa đặt in: P
+ Hóa đơn tự in: T
3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
4. Chữ ký:
+ Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
+ Hóa đơn giấy: Ký tay

1. Nếu sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử của VIETSOFTWARE, tiến hành gửi công văn xin VIETSOFTWARE cung cấp lại Hóa đơn điện tử 2 bên đã đánh mất. 2. Nếu sử dụng Licese hoặc giải pháp Hóa đơn điện tử của VIETSOFTWARE, việc lưu trữ hóa đơn thuộc trách nhiệm bên Phát hành hóa đơn (bên bán). Do vậy “người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 64/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

- Hóa đơn được phát hành:
• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
• Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
- Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
3. Hóa đơn điện tử
- Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn xác thực cũng là một loại hóa đơn điện tử. Ngoài chữ ký số của bên bán (và bên mua) và chuyển thẳng hóa đơn cho nhau thông qua Internet thì bên bán sau khi phát hành Hóa đơn chuyển lên hệ thống của cơ quan Thuế đóng dấu rồi mới gửi sang bên mua

Nói chung, hóa đơn điện tử chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều hóa đơn, vì phải đáp ứng nhiều điều kiện như có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử; có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử; có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu…
+ Hóa đơn xác thực cũng là một loại hóa đơn điện tử. Ngoài chữ ký số của bên bán (và bên mua) thì trong hóa đơn có đóng dấu của cơ quan Thuế: doanh nghiệp nhỏ và vừa, sử dụng hóa đơn xác thực ưu việt hơn, vì không cần phải đáp ứng các điều kiện rất cao như sử dụng hóa đơn điện tử.
Tham khảo thông tin của Cục Thuế HCM tại:
http://baodautu.vn/hoa-don-dien-tu-co-ma-xac-thuc-se-bao-ve-doanh- nghiep-d38570.html

1. Xem trên máy tính, máy tính bảng
2. Xem trên các thiết bị Smart phone

- Máy tính (smart phone) của người dùng phải cài đặt thêm phần mềm chuyên dụng để xem Hóa đơn điện tử: eInvoice Viewer.
- Truy cập http://v-invoice.vn/ và chọn mục Download để tải phần mềm eInvoice Viewer

- Xem Hóa đơn
- Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ
- In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
- Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

- Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc) – Theo chu trình lưu trữ 10 năm (luật kế toán hiện tại)
- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

- Kê khai giống như hóa đơn giấy.

Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hoạch toán và khai Thuế
- Đối với các Hóa đơn hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng theo Khoản 3, điều 4, thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 =>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
(Tham khảo thêm Công văn 2488/TCT-DNL V/v Thực hiện Hóa đơn điện tử ngày 05/08/2013 của Vụ DNL – TCT trả lời VNPT)
- Đối với Hóa đơn cho các loại hình cung cấp hàng hóa dịch vụ khác nếu Giữa bên Bán và bên Mua có các Hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng bán, Biên bản giao nhận hàng bán, Phiếu thu…=>> Bên mua hàng Không phải ký lại Hóa đơn.
(Tham khảo thêm Công văn 2245/TCT-DNL V/v Hướng Thực hiện Hóa đơn điện tử ngày 10/06/2015 của Vụ DNL – TCT trả lời Cục Thuế HCM và Công ty Cổ Phần Thế Giới Di Động)
- Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
Thực tế khi triển khai, Vietsoftware sẽ xin cơ chế đặc thù “người mua hàng không phải ký trả lại Hóa đơn” => Tham khảo Hồ sơ xin chính sách đặc thù của Panasonic Việt Nam, Bệnh viện Mắt TW, BV 108…
Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân: - Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý

- TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
- TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp (cá nhân) thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
- Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
- Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Lưu ý: Thực tế với các Doanh nghiệp bên bán có nhiều điểm bán hàng tại các nơi, việc xuất hóa điện tử có ký và đóng dấu theo quy định rất mất thời gian. Bên mua hàng có thể căn cứ vào các Hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng bán, Biên bản giao nhận hàng bán, Phiếu thu…kèm theo hóa đơn điện tử bên mua hàng tự in ra PHỤC VỤ công tác kiểm tra cho các cơ quan liên ngành.
Thực tế khi triển khai, Vietsoftware sẽ xin chính sách đặc thù: Hóa đơn “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, không cần chữ ký của người đại diện trước pháp luật và con dấu của doanh nghiệp”, chỉ cần “Chữ ký của cán bộ thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử trên hệ thống ra giấy” => Tham khảo Hồ sơ xin chính sách đặc thù cho Panasonic Việt Nam và Bệnh viện Mắt TW.

- Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán.
- Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HD”.

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

B1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
- Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
B2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
B3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần (+ Thông tin Chứng thư số nếu Doanh nghiệp sử dụng riêng Chữ ký số cho Hóa đơn điện tử - Không dùng chung với chữ ký số Kê khai thuế qua mạng)

Không: Nếu cùng 1 giao dịch mua bán Có: Với các giao dịch mua bán khác nhau Khoản 03, điều 7, thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định rõ: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in)

- Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Tùy theo quy định về tài chính của các đơn vị đặc thù, thời gian lưu trữ có thể sẽ hơn 10 năm (Ví dụ: Hóa đơn khám chữa bệnh lưu theo hồ sơ bệnh án tối thiểu là 15 năm)

- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể: Bên bán hàng tra soát và lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Cơ quan Thuế: tra soát để xác định hóa đơn hủy.
- Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
- Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
Lưu ý:
- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
- Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
- Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
- Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
- Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
- Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
- Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
- Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua
Lưu ý: Thực tế với các Doanh nghiệp bên bán có nhiều điểm bán hàng tại các nơi, việc xuất hóa điện tử có ký và đóng dấu theo quy định rất mất thời gian. Bên mua hàng có thể căn cứ vào các Hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng bán, Biên bản giao nhận hàng bán, Phiếu thu…kèm theo hóa đơn điện tử bên mua hàng tự in ra PHỤC VỤ công tác kiểm tra cho các cơ quan liên ngành

Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức nào từ cơ quan Thuế)

Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập:
1- Giao dịch Kê khai và nộp Thuế điện tử.
1- Sử dụng phát hành Hóa đơn trong giao dịch cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Tham khảo thêm: Công văn số 2597/TCT-DNL v/v Hướng dẫn thực hiện Hóa đơn điện tử ngày 12/08/2013 của Vụ DNL – TCT trả lời cho VNPT

Thực tế hiện nay, các phần mềm Kế toán và Hóa đơn điện tử là do 02 nhà cung cấp độc lập triển khai cho Doanh nghiệp. Việc thực hiện kết nối liên thông 02 phần mềm này lại thành 1 bộ phần mềm tính khả thi không cao. Khi triển khai sẽ xin cơ quan Thuế cơ chế “Kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng/Hóa đơn điện tử vào phần mềm Kế toán theo định kỳ”.
(Tham khảo thêm Công văn 2488/TCT-DNL V/v Thực hiện Hóa đơn điện tử ngày 05/08/2013 của Vụ DNL – TCT trả lời VNPT)

Bên Bán thực hiện các công tác sau trước khi chính thức phát hành Hóa đơn điện tử:
1. Làm công tác tuyên truyền với các khách hàng về dự kiến thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử bằng các hình thức sau:
+ Gửi email cho khách hàng
+ Thông báo trên Website của Doanh nghiệp
+ Công bố báo chí (nếu thấy cần)
2. Nhờ cơ quan Thuế ra văn bản gửi các Doanh nghiệp hoặc thông báo trên kênh truyền thông của cơ quan Quản lý Thuế trực tiếp của Doanh nghiệp
(Tham khảo thêm Công văn 1555/CT-TTHT V/v Hóa đơn điện tử của Viễn thông tp.Hồ Chí Minh ngày 14/03/2014 của Cục Thuế Hồ Chí Minh)